هل أحتاج إلى توثيق اجتماع الفصل من العمل وما أفضل طريقة لعقد جلسة فصل

نعم، يعتبر توثيق اجتماع الفصل مهماً، بغض النظر عن سبب الفصل. بل إن توثيق الفصل الذي يعود إلى المخالفة الجسيمة للقواعد يمكن أن يكون أكثر أهمية من توثيق اجتماع الفصل الذي يرجع إلى الأداء السيئ المستمر من الموظف. فإذا كانت الواقعة خطيرة وتستدعي الفصل الفوري، ينبغي عليك في هذه الحالة توثيق الواقعة كتابة، بحيث تدون المعلومات التي تم التوصل إليها خلال إجراء التحقيق في الواقعة إذا لم تكن حاضراً عندما حدثت المخالفة أو عندما تم اكتشافها، والأسباب المؤدية إلى اختيار فصل الموظف بدلاً من اتخاذ أي إجراء آخر، مثل الإيقاف المؤقت عن العمل.

لا يمكنك مطلقاً أن تطمئن تماماً، بغض النظر عن المخالفة التي وقعت. فحتى أسوأ الموظفين سلوكاً يمكن لاحقاً أن يرفع دعوى قضائية أو أن يفوض وكالة بحث واستقصاء، مدعياً أن قرار الفصل كان قراراً تعسفياً.

ما أفضل طريقة لعقد جلسة فصل من العمل؟

يجب ألا تستمر جلسة الفصل لمدة تزيد على عشر أو خمس عشرة دقيقة ويجب أن يكون غرضها الوحيد هو توصيل قرار الفصل إلى الموظف. وينبغي عليك بالنسبة لهذه الجلسة:

  • إعداد ما ستقوله مسبقاً.
  • تقديم سبب كافٍ ومقنع للفصل.
  • منح الموظف فرصة التحدث.
  • توضيح أن قرار الفصل نهائي ولا رجعة فيه.
  • استعراض الفوائد بإيجاز.
  • اقتراح لجوء الموظف إلى قسم الموارد البشرية إذا كان لديه مزيد من الأسئلة.

في ظل بيئة العمل الإلكترونية الحالية، هناك موظفون يتم فصلهم عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني، مما يوضح الافتقار الكبير إلى احترام الموظف. ينبغي إجراء الفصل في المقابلات المباشرة وجهاً لوجه مع الموظف. بالنسبة لمكان الاجتماع، قم باختيار مكان محايد مثل غرفة الاجتماعات حيث لا يمكن للزملاء في العمل الاستماع إلى المناقشة. فقد يكون مكتبك واضحاً جداً للعيان. هذا بالإضافة إلى أنه بمجرد تحدثك إلى الموظف قد تثور ثائرته بحيث يصبح من الصعب عليك التخلص منه بدون أن تطلب منه حرفياً مغادرة المكان، مما قد يزيد الأمر تعقيداً.

بمجرد جلوسك معه، كن مباشراً وصريحاً في حديثك. وعلى الرغم من أنه يجب عليك أن توصل من خلال لغة جسدك أنك تعرف أن فصل شخص ما له أثر بالغ الوطأة على حياته، فعليك الاستعداد لأن تلعب دور نذير الشؤم. وعلى الرغم من أن أحداً لا يرغب في البقاء للاستماع للثورة الهادرة لموظف تم فصله للتو، فما لم تكن خائفاً من رد فعله، فاستمع إليه بإمعان. اسمح له بالتنفيس عن غضبه لفترة من الزمن. وكن على وعي بعواقب طول تلك الفترة عن الحد المسموح به. إن اجتماع الفصل الذي يزيد عن أكثر من عشرين دقيقة يصبح غير مثمر بصورة متزايدة.

إذا بدا أن الموظف يحتاج لمزيد من الوقت معك، يمكنك أن تعرض عليه قائلاً: “هذا الخبر أكبر من أن يتم استيعابه كله في الوقت الحالي”. اقترح عليه أن تتقابلا في وقت لاحق؛ ولو بعد عدة أيام لمناقشة نتائج ما حدث. في هذا الوقت، ربما كان عليك أن تجعل طرفاً ثالثاً يحضر معك الاجتماع. أو يمكنك أن توصي أن يكتب الموظف أفكاره في مذكرة أو خطاب. ينبغي عليك الإشارة إلى الموظف باستعدادك للإنصات إليه وأخذ مشاعره على محمل الجد. وفي نفس الوقت من المهم أن تقوم بتوضيح أن القرار لن يتغير مطلقاً.

قد تشعر بالرغبة في إلقاء اللوم على إحدى خطط أو سياسات الشركة مثل رغبة الشركة في إعادة التنظيم أو تخفيض العمالة، ولكن لا تستخدم هذا السبب ما لم يكن صحيحاً مائة بالمائة. فعلى الرغم من أنه قد يبدو أقل إهانة أو أقل اتهاماً للموظف، فإنه قد يكون له عواقب وخيمة إذا اختار الموظف رفع قرار الفصل إلى المحكمة مدعياً أنه كان قراراً تعسفياً. عندئذ قد تجد نفسك غير قادر على توثيق ادعائك الزائف بأن الشركة كانت تعيد هيكلة نفسها.

عندما تنتهي من حديثك، اقترح علىالموظف اللجوء إلى قسم الموارد البشرية للتعرف على المزيد من الفوائد المتاحة له. وبعد ذلك يمكنك أن تقترح أن يحصل الموظف على اليوم إجازة. في معظم الحالات، ينبغي عليك أن تجعل اليوم الذي تقوم فيه بتوصيل الأخبار السيئة إلى الموظف هو آخر يوم له في الوظيفة. وهذا يسهل قوله عن تنفيذه. سيرغب العديد من الموظفين في الذهاب إلى مكان العمل الخاص بهم أو مكتبهم لاصطحاب متعلقاتهم الشخصية. يمكنك أن تقترح على الموظف أن يعود بعد انتهاء يوم العمل أو في عطلة نهاية الأسبوع لجمع متعلقاته الشخصية. عند هذا الوقت قد ترغب في حضور شخص ما مع الموظف للتأكد من أنه قد قام بأخذ متعلقاته الشخصية فقط، وليس أي شيء يعتبر من ملكية الشركة.