ما أفضل طريقة لمنع الاجتماع من الخروج عن المسار الصحيح؟

يتكون السر من جزأين: مهمة واضحة ومحددة، وجدول أعمال تم تنظيمه بعناية.

يعتبر توضيح الغرض من الاجتماع عند وقت دعوتك للأعضاء شيئاً ضرورياً. فمن المهم أن يعرف الآخرون سبب اجتماعهم. إذا كانت المجموعة لديها مشروع ما يحتاج إلى إتمامه -هذا هو سبب اجتماعهم- فمن الواجب صياغة ذلك كتابة، على الرغم من أنكم قد تقضون عدة جلسات خاصة بالمجموعة حتى تتمكنوا من إنجاز هذه المهمة. ولكن إذا كان الاجتماع دورياً -الغرض منه المناقشة الاعتيادية للقضايا المتعلقة بالعمل- فمن الواجب أيضاً توضيح ذلك للحاضرين.

أياً كان الغرض من الاجتماع، يجب ألا يكون هناك أي نوع من الالتباس لدى المدعوين. يجب أن يكون القائد الجيد قادراً على إدراك قيمة أن يتفق الجميع على وجهتهم لتحديد المسار الصحيح للاجتماع. فهذا يقلل من الحاجة إلى تصحيح المسار، ويجعل من السهل القيام بذلك عندما تقتضي الحاجة.

ويعتبر إعداد جدول الأعمال من مسئولية المجموعة، على الرغم من أنه من الأفضل لو أنك قمت في البداية بوضع مخطط مبدئي لهذا الجدول. إذا تمت دعوتك للمشاركة في اجتماع ما ولم تتسلم نسخة من جدول الأعمال، ينبغي عليك أن تطلب واحداً قبل موافقتك على الحضور.

إن جدول الأعمال جيد التنظيم لا يقوم فحسب بتحديد تاريخ ومكان انعقاد الاجتماع وموعد البدء والانتهاء والموضوعات التي سيتم تغطيتها، ولكن أيضاً قدر الوقت الذي سيتم قضاؤه في كل موضوع يتم تغطيته خلال الاجتماع. عندما تقوم بتخصيص وقت محدد للموضوعات، فأنت بذلك تحدد بوضوح أهمية كل موضوع. وهذا يضمن أن الوقت الكافي -لا أكثر ولا أقل- يتم قضاؤه في الموضوعات قيد المناقشة.

ينبغي أن يقوم جدول الأعمال أيضاً بتعريف الضيوف المتوقع حضورهم إلى الاجتماع، سواء كان حضورهم لسماع المناقشة والمشاركة فيها أو تمت دعوتهم لتقديم خطاب مختصر إلى المجموعة لمساعدتهم على إنجاز مهمتهم.

إذا احتاج المشاركون إلى الحصول على بعض المعلومات حول موضوع ما ليتمكنوا من مناقشته بصورة أكثر وضوحاً، فقدم إليهم المعلومات التي يحتاجون إليها قبل موعد الاجتماع بفترة كافية. لكي تضمن قراءة المشاركين للمواد المطبوعة، قم بإدراج ملخصات في مقدمة المستندات التي تتميز بالطول لتوضح قيمتها. أشر بعلامة أو نحوها للأجزاء المهمة في المستند أو قم بتظليلها بلون مختلف. إذا كان ذلك ممكناً، فحاول التأكد من استخدام العناوين والمساحات بطريقة مبتكرة. وكذلك استخدام مسافات مزدوجة أو مسافة ونصف بين السطور. فإن المسافة الضيقة بين السطور ترهق العين بسرعة.

وأخيراً، يتوجب عليك مقدماً إبلاغ المشاركين بأن الاقتراحات التي يطرحها الأشخاص، الذين يتضح أنهم لم يقرءوا المستندات الداعمة لن يتم الالتفات إليها. يجب أن يتم توزيع جداول الأعمال والمواد المعدة للقراءة قبل موعد الاجتماع الشهري بأسبوع على الأقل، وبثلاثة أيام قبل الجلسات الأسبوعية.