ما نوع الملاحظات التي يتوجب علي تدوينها أثناء مقابلة ما وكيف ينبغي علي استخدامها؟

ابدأ بعوامل الوظيفة. استخدم توصيف الوظيفة كدليل، وقم بتدوين خلفية المرشح حول كل بند في ذلك التوصيف.

يعتبر تدوين الأشياء غير الملموسة أمراً عسيراً. تجنب التعليقات الغامضة. قم بتدوين التفاصيل. بدلاً من تدوين ملاحظة أن فلاناً مبدع، قم بتسجيل أمثلة على إبداعيته في العمل السابق. إذا كان المظهر الخارجي يعتبر عاملاً من العوامل الرئيسية المتعلقة بالعمل، فلا تكتب “قذر” أو “أشعث”. فهذه تعتبر تعليقات غير موضوعية. عوضاً عن ذلك، دوّن ملاحظات مثل: “ملابس غير مهندمة، شعر أشعث، أحذية غير مصقولة”.

يمكن أن تكون العوامل الشخصية ذات أهمية أيضاً لصنع القرار النهائي. مرة أخرى، تجنب التعليقات غير الموضوعية. “يبدو أن المتقدم يفتقد إلى الثقة بالنفس”، هذا يعتبر رأياً، ولكن الملاحظة الدقيقة تكون كالتالي: “ظل المتقدم محدقاً في أرضية الغرفة طيلة المقابلة كما أنه تردد في الإجابة عن الأسئلة الموجهة إليه”.

توقف عن تدوين تلك الملاحظات حتى انتهاء المقابلة. وابدأ في تدوين ملاحظاتك بعد مغادرة المتقدم للغرفة. أعطِ لنفسك فترة من الوقت تتراوح ما بين 10 إلى 15 دقيقة بين المقابلات لتلخيص انطباعك.

إن تدوين هذه الملاحظات له غرض محدد، وهو: بعد انتهائك من إجراء المقابلات مع كافة المتقدمين للوظيفة، ستقوم باستعراض ملاحظاتك لمساعدتك على اتخاذ قرار التعيين الصحيح. قم بمقارنة ما قد توصلت إليه بالمعايير التي تم تحديدها مسبقاً. هل يمكنك عند هذه النقطة أن ترى الفائزين بوضوح؟ هل هناك أي خاسرين واضحين؟ قم بتنظيم المعلومات التي جمعتها في المجموعات التالية:

الفائزون: وهم هؤلاء المرشحون الذين يتضح أنهم أفضل اختيار للمنصب. والذين لا تتردد في تعيين واحد منهم.

الفائزون المحتملون: وهم هؤلاء المرشحون المشكوك فيهم لسبب أو لآخر. ربما لأن خبرتهم ليست قوية كخبرة المرشحين الآخرين، أو ربما لأنك لم تكن منبهراً بطريقة عرضهم لمهاراتهم. هؤلاء المرشحون الذين ليسوا فائزين واضحين ولا خاسرين واضحين، يمكنك أن تفكر في تعيينهم فقط بعد إجراء مزيد من التحري عنهم أو إذا كنت غير قادر على تعيين أي شخص من مجموعة الفائزين.

الخاسرون: هؤلاء هم المرشحون الذين يتضح أنهم غير مقبولين بالمرة للوظيفة. والذين يستحيل أن تفكر في تعيين أي واحد منهم.

عندما يكون لديك أكثر من “فائز”، يمكنك إجراء جولة ثانية من المقابلات مع هؤلاء المرشحين. بالنسبة لهذه الجولة، يمكنك الاستعانة بمديرك لإجراء المقابلات مع هؤلاء المرشحين للحصول على وجهة نظر جديدة.