كيف تسهم مشاركة الفريق في التخطيط ووضع أهداف القسم في تحسين احتمالات تحقيق الخطط الموضوعة؟

عندما يتسم فريق العمل بأنه محنك وخبير، فإن أعضاءه غالباً ما يشاركون بصورة إيجابية في وضع أهداف المجموعة التي تتعلق بعملهم الخاص والمتعلقة بالشركة بصفة عامة. إن الاتفاق على الأهداف بصورة جماعية لا يؤدي فقط إلى زيادة جوانب معرفة الفريق بأكمله ولكنه يضمن أيضاً أن يحس الفريق بملكيته لهذه الأهداف. فالناس عموماً يميلون إلى دعم الأفكار التي ساهموا في وضعها وابتكارها بصورة أكبر من تلك التي تم تسليمها إليهم من سلطة أعلى.

عندما يكون الفريق جزءاً من الجهد المبذول في حل المشكلات، ومن عملية التخطيط، فلن تسمع أفراداً يدلون بتعليقات مثل: “لا أعتقد بأن ذلك سينجح في الواقع” أو “هذا هو ما يريده مديري لذلك فقد وافقت عليه، ولكنني أوقن بأن ذلك لن ينجح”. وأيضاً عندما توضع الأهداف بصورة جماعية، حتى الأهداف الفردية، فإن أهداف شخص ما لن تتعارض مع أهداف فرد آخر من أفراد الفريق.

عندما يتم وضع الأهداف بصورة جماعية، يصبح من الواضح للجميع من سيكون مسئولاً عن ماذا. في المؤسسات التقليدية التي يتم فيها إهمال بناء الفرق، يمكنك أن تجد العديد من المشكلات مثل تداخل المسئوليات أو حتى المسئوليات غير المحددة، وهي مشكلات من غير المحتمل أن تقع عندما تقوم المجموعة بأكملها بالجلوس لوضع الخطط وعندئذ يلتزم الأفراد بتنفيذ الجوانب التي تخصهم من الخطة.

كيف يمكنني إشراك الموظفين في هذه العملية؟

عندما يحين وقت تحديد من مسئول عن ماذا، ينبغي عليك في هذا الوقت عقد جلسة تخطيط أو أكثر مع الفريق لضمان أن مسئوليات أفراد الفريق قد أصبحت واضحة أمام الجميع. كما يمكن أن يقوم الفريق برسم مخطط للمسئوليات يتم عرضه في مكان العمل. ويقوم المخطط بتحديد كل مسئولية، واسم الشخص المتوقع أن يقوم بإنجاز المهمة، والموعد النهائي لإنجاز المهام، وأي دعم خارجي أو داخلي للمجموعة سيحتاجه كل فرد ليتمكن من إنجاز مهامه. يتم إدراج المهام على المحور الرأسي للمخطط ويتم إدراج أفراد الفريق ومسئولياتهم على المحور الأفقي للمخطط.

وفي الفترة السابقة لعقد جلسة التخطيط أو تحديد المهام، ينبغي عليك أن تكون متأكداً من أنه بإمكانك:

فهم اتجاه الإدارة المخطط للشركة بوضوح. ينبغي عليك فهم رؤية الشركة والاستعداد لشرحها لموظفيك.

تحديد دور قسمك في الشركة. قم بتحديد ما كان يقوم به قسمك بصورة اعتيادية وأي احتمال لتوسيع دور القسم، كما تتصوره أنت والإدارة العليا.

تحديد كافة النقاط التي ترغب في تغطيتها خلال الاجتماع. على الرغم من أنه يمكن أن يتم تنقيح أفكارك من خلال آراء الآخرين خلال الاجتماع، فإنه يجب عليك البدء في اجتماع التخطيط أو وضع الأهداف وأنت متمتع برؤية واضحة حول الكيفية التي ستقوم من خلالها المجموعة بدعم أهداف الإدارة العليا ورسالة الشركة.

الحصول على لوحة كتابة كبيرة لتتمكن من تدوين اقتراحات موظفيك عليها. كن على استعداد لتدوين كافة الأفكار التي اقترحتها المجموعة، ثم قم بتقسيمهم إلى أربعة أو خمسة أهداف ليتم تحقيقها على مدار العام.

إعداد موظفيك قبل الاجتماع. اطلب منهم التفكير في الأهداف الحالية والمستقبلية الخاصة بالقسم، وأن يكونوا مستعدين لمناقشتها في الاجتماع.

تحتاج خلال الاجتماع نفسه إلى تفسير أهداف وقيم ورؤية الشركة الخاصة بالإدارة. ينبغي عليك قضاء الساعة الأولى من الاجتماع في تخطيط واستعراض أهداف الشركة لتحديد المرحلة الأولى من المناقشة التالية حول الكيفية التي يمكن من خلالها للمجموعة المساهمة في تحقيق تلك الأهداف. بمجرد أن تدرك المجموعة أهداف الشركة، يمكنها كتابة بيان مهمة من شأنه وصف مهمة القسم وعلاقتها برسالة الشركة. وعندئذ يمكنك أنت وفريق عملك تحديد أهداف القسم التي تدعم أهداف الشركة، ومحاولة التوفيق بين رسالة الشركة ومهمة القسم.

أفضل الأهداف المكتوبة هي التي تعكس النموذج التالي المكون من خمسة معايير

محددة. يجب أن تذكر بالتحديد ما سيتم إنجازه.

قابلة للقياس. يجب أن تكون قابلة للقياس سواء عن طريق حساب توفيرها للنفقات أو زيادتها للأرباح.

ممكن تحقيقها. يجب أن تكون قابلة للتحقيق، وإن استغرقت وقتاً أطول.

واقعية. بحيث توقن مجموعة العمل بأنه يمكن تحقيق الأهداف الموضوعة.

حساسة للوقت. يجب أن يتم تحديد الموعد الذي سيتم تحقيق الأهداف فيه.

بينما تقوم المجموعة بتحديد الأهداف، يجب عليك تدوين تلك الأهداف. ولا ينبغي تقييم أي منها حتى تنتهي المجموعة من تفكيرها الإبداعي. عندئذ ينبغي عليك العمل مع المجموعة لاختيار ثلاثة أو أربعة أهداف للسعي وراء تحقيقها؛ أو أي عدد واقعي من الأهداف.

لكي تتمكن من الاختيار السليم، ينبغي على المجموعة البدء في الربط بين بعض الأهداف على لوحة الكتابة، بحيث يقل العدد الذي سيختارون منه لكي يتمكنوا من تركيز تفكيرهم. سيتم تحديد الأهداف طبقاً لعلاقاتها برؤية أو رسالة الشركة، ولكن من المهم أيضاً أن تقوم المجموعة بالتفكير في الموارد التي سيحتاج إليها كل هدف وهل يمكن للشركة توفير هذه الموارد -من المال، إلى وقت الموظفين، أو شراء المعدات الحديثة– لإنجاز الهدف.

بمجرد أن يتمكن الفريق من اختيار تلك الأهداف التي يجب العمل على تحقيقها، ينبغي عليه في هذه الساعة وضع خطط عمل تمكنه من تحقيق كافة الأهداف الخاصة به. ويمكنك أنت وفريق عملك تفويض أحد أفراد المجموعة في إجراء البحث حول مجال ما يتميز بأن به فرصة نجاح سانحة لزيادة الربحية أو التقدم للأمام لإنتاج خدمة منتج جديدة، أو تخفيض النفقات. إذا كان من المقرر أن يشترك أكثر من شخص واحد في تحقيق الهدف، يمكن للفريق أن يقوم بوضع مخطط تمثيلي لسير العمليات، يحدد المواعيد والمهام المحددة الخاصة بكل فرد من أفراد الفريق. ويقوم المخطط بتمثيل الإجراءات التي ستتخذ باستخدام الرسم البياني والتتابع الزمني الذي يجب أن تتم من خلاله تلك الإجراءات. ويتم وضع أسماء أفراد المجموعة المحددين بجانب كل مهمة على المخطط التمثيلي.

ويمكن وضع بعض أفضل خطط العمل من خلال وضع جدول زمني مسبق، بحيث ينتقل التخطيط من موعد البدء لينتهي عند موعد الانتهاء. ويبدأ الجدول الزمني العكسي من موعد الانتهاء، ثم تقوم مجموعة العمل باكتشاف الكيفية التي ستقوم من خلالها بإنهاء المشروع وتحقيق الأهداف بحلول هذا الموعد.

وبعد ذلك، وخلال تدوين أحداث جلسة وضع الأهداف، ينبغي عليك تقييم الخطط النهائية. لمساعدتك على إجراء هذه المراجعة، اطرح على نفسك هذه الأسئلة:

  • هل تساهم الخطة في إنجاز أهداف القسم وبالتالي أهداف الشركة؟
  • هل الافتراضات الأساسية صحيحة؟
  • هل العمل المطلوب القيام به واضح وكذلك السبب؟
  • هل هو واضح من سيكون مسئولاً عن المهام التي تشكل الخطة؟
  • هل الخطة عملية؟ إذا لم تكن كذلك، فكيف السبيل لجعلها عملية؟
  • كيف يمكن مراقبة تقدم الخطة لتحديد ما إذا كانت ناجحة أم لا؟
  • هل تزيد تكلفة التنفيذ على قيمة العائد؟
  • كيف يمكننا قياس نجاح الخطة؟