متى ينبغي التحدث إلى الموظفين بصفة شخصية أو الكتابة

متى ينبغي علي التحدث إلى الموظفين بصفة شخصية؟

إذا كانت طبيعة المعلومة تتسم بشيء من الحساسية، فإن المحادثة الشخصية هي الأفضل. إذا كان الأمر كذلك، فإن المحادثة الشخصية ستتيح لك التعبير عن رأيك بلباقة وبصورة تظهر اهتمامك. يمكن أن يضيف صوتك بعداً كبيراً من العاطفة التي قد تعجز الكلمات المكتوبة، حتى على يد أفضل الكتاب، عن توصيلها. إذا كان هناك احتمال لحدوث سوء تفاهم، فإن المحادثة الشخصية أو اللقاء الجماعي سيجعل من اليسير القضاء على أي سوء تفاهم في مهده. كما سيتم أيضاً حل المشكلات وتوضيح مواطن اللبس إن وجدت، وذلك على الفور.

إذا كانت الرسالة بالغة الأهمية لدرجة أنها تتطلب اتصالاً سريعاً، ينبغي عليك في هذه الحالة التوجه إلى الموظف مباشرة والجلوس معه.

هناك بعض الأشياء التي من المهم أن تؤديها بصورة شخصية مثل تقديم نفسك إلى زميل جديد، أو التفاوض من أجل الحصول على الموارد، أو تبادل الأفكار.

متى ينبغي عليك كتابة شيء؟

يمكنك إرسال رسالة مكتوبة عندما:

  • يكون هناك حاجة إلى التوثيق القانوني أو الرسمي.
  • يتوجب إدراج تأنيب رسمي مكتوب في ملف الموظف.
  • يكون الوقت ضيقاً. فهناك بعض الأشخاص الذين يكونون أسرع في فهم الكلمات المكتوبة عن الاستماع إليها.
  • يكون الموضوع معقداً وهناك احتمال مؤكد لحدوث سوء تفاهم إذا لم يكن مكتوباً.
    يكون هناك حاجة لنسخة مكتوبة عاجلاً أم آجلاً، وذلك بغرض توزيعها أو حفظها بالسجلات.
  • تكون القضية واحدة من القضايا التي تريد السيطرة عليها (عندما تضع الكلمات على الورق، فأنت بذلك تفرض سيطرتك على القضية منذ البداية).
  • يكون هناك حاجة لوجود نسخ متعددة لتوزيعها على الأشخاص. يمكنك إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس، بدلاً من استخدام الورق، إذا كانت تلك هي الطريقة المثلى لتوصيلها لمجموعة أكبر من الأشخاص.
  • يفرض عليك منصبك تقديم ما تريد كتابته، وذلك بغرض حمايتك. ويكون ذلك ضرورياً عندما تكون في موقف المعارضة للأفعال التي يخطط الآخرون للقيام بها.

يمكن أن تكون المذكرة المكتوبة تعقيباً على رفض، على سبيل المثال، طلب موظف ما للنقل. بدلاً من الدخول مباشرة إلى الأخبار السيئة، يمكنك أن تبدأ حديثك قائلاً: “هذا هو ردي على طلب النقل الذي قدمته للعمل بمكتب الاتصالات الذي سنفتتحه قريباً في سان فييجو”. هذه الافتتاحية المحايدة ولهجة الأمر الواقع ستمهد الطريق أمام الأخبار المهمة: “ولكن كل ما أخشاه أننا نحتاجك بشدة في مكتبنا في مدينة نيويورك. وأنا مقدر تماماً كم سيكون هذا مخيباً لآمالك”. إذا كان هناك احتمال لتغيير هذا الوضع لصالح الموظف، يمكنك إنهاء الخطاب بلهجة يكتنفها التفاؤل قائلاً: “أعدك بأننا سنفكر ملياً في طلبك حال تغير هذه الظروف”.

متى يجب عليك عدم كتابة شيء؟

حتماً ينبغي عليك عدم إرسال شيء مكتوب عندما تكون غاضباً حيث يمكن عندئذ أن تؤخذ عليك الملاحظات التي كتبتها في لحظة ضيق. كما ينبغي عليك أيضاً ألا تهدر وقتك في كتابة مستند ما لا يستحق الوقت الذي ستقضيه في كتابته. عندما تكون الرسالة المكتوبة لا تستحق الوقت الذي ستهدره ممسكاً بالقلم، مع تعذر إجراء مقابلة شخصية لأي سبب ما، يمكنك ساعتها إجراء مكالمة هاتفية عوضاً عن ذلك.