متى يتوجب علي عقد الاجتماعات؟

يعتبر الاجتماع أداة من أدوات الإدارة. وتماماً مثل أي أداة، يجب استخدامها عندما يمكن أن تصبح أكثر فعالية. يمكنك الاستفادة من الاجتماعات على أكمل وجه خلال المواقف التالية:

1. أنت بحاجة إلى منهج جديد لحل مشكلة ما. عن طريق جمعك لمجموعة من موظفيك أو زملائك، يمكن توليد فكرة مبدعة من شأنها معالجة المشكلة.

2. أنت بحاجة إلى المعلومات التي في حوزة الآخرين. الموقف صعب للغاية فأنت بحاجة للحصول على قدر كبير من المعرفة، لذلك أنت بحاجة إلى الكثير من المعلومات والأفكار المقدمة من أكثر من شخص.

3. أنت تريد أن يفهم المشاركون الحل الذي تعتزم تطبيقه. يجب أن يكون هدفك هو توصيل الحل الخاص بك والأسباب التي وراءه.

4. أنت تمتلك حلاً لمشكلة ما ولكنك لست متأكداً من أنه الحل الملائم. تعتبر اجتماعات فريق العمل أسرع طريقة للحصول على آراء الآخرين بخصوص صلاحية الفكرة الخاصة بك.

5. أنت تريد أن يشعر الأعضاء بروح الفريق. يمكن أن يكون الاجتماع بيئة جيدة لمساعدة موظفيك على تفهم أفضل لبعضهم البعض وبناء علاقة ألفة فيما بينهم.

6. أنت تريد زيادة احتمالية تنفيذ الخطة. إن إشراك موظفيك في صنع القرار سيجعلهم أكثر تشوقاً لرؤية نجاح الخطة.

7. أنت بحاجة إلى امتلاك سلطة أكبر من تلك التي بحوزتك الآن لكي تتمكن من المضي قدماً. هناك حاجة إلى عقد اجتماع متعدد الوظائف، مع مشاركين من أقسام متعددة من مؤسستك.

8. أنت تريد أن تتقاسم المسئولية عند اتخاذ قرار أو وضع خطة. إذا وقع خطأ فادح، أو إذا كان الإجراء الذي تفكر بالقيام به يحمل مخاطرة جسيمة، فأنت بحاجة إلى مشاركة الآخرين في المسئولية.

9. أنت تمتلك وقتاً وتعتقد أن استغلاله في تدارس عدد من الأفكار الجيدة سيضمن اختيار أفضل فكرة.

10. أنت تريد استخدام الاجتماع على أنه فرصة للتعلم.

كل ما سبق يعد أسباباً جيدة لعقد الاجتماعات.

رغم اختلاف أحجام المؤسسات، فليس هناك شك في أن الاجتماعات تظل طريقة شائعة لإنجاز العمل. بيد أن استخدام الاجتماعات بدون تمييز يمكن أن يشغل أكثر من 30 بالمائة من أسبوع عملك. وبالفعل يقضي كبار المسئولين بالإدارة الآن تقريباً نصف وقتهم في الاجتماعات.

لذا عندما تواجه بخيار ما، إذا كان بإمكانك أنت أو أفراد فريق العمل، عن طريق العمل منفصلين، إنجاز نفس الهدف، فليس هناك معنى لطلب إجراء اجتماع ما. إذا كنت بحاجة إلى بعض المعلومات من شخص آخر، يمكنك الحصول على هذه المعلومات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو أثناء فترة تناول الغداء أو خلال الاجتماعات الفردية. بل إنه حتى من الممكن اليوم إجراء اجتماعات “ظاهرية” باستخدام أجهزة الكمبيوتر والاتصال عبر شبكة الشركة وإجراء تبادل المعلومات. وقد لا يتطلب القرار نفسه أو تنفيذه جهداً جماعياً.