مما يتكون توصيف الوظيفة المكتوب بعناية؟

يتكون توصيف الوظيفة المكتوب بعناية من ستة مكونات. ويتضمن ذلك:

مسمى الوظيفة. إذا تم تقديم الشخص إلى الآخرين، فكيف ستقوم بتعريفه إلى الآخرين؟ “سام أود أن أعرفك بـ “سو ألين”، محررة النسخ الجديدة التي تعمل لدينا”، أو “ماري أقدم لك لاري قائد الفريق الجديد لدينا”. إذا كان القسم الذي يعمل به الشخص حيوياً بالنسبة للعمل الذي يتم إنجازه، ينبغي أن يكون ذلك جزءاً من مسمى الوظيفة. يمكن أن تكون “سو ألين” محررة النسخ في قسم التسويق أو فرع النشر. وقد يترأس لاري فريق العمل الموجود بالمخزن أو يمكن أن يكون قائد مجموعة تطوير المنتج.

بيان الأهداف. وهنا يتوجب عليك الإشارة إلى علاقة المنصب بالمؤسسة. وكيف يقوم هذا المنصب بدعم مهمة القسم أو استراتيجية الشركة بأكملها؟

المسئوليات الرئيسية. ابتداءً من أكثر وظائف العمل أهمية، ينبغي عليك وضع كل هذه المهام في قائمة بحيث يتوجب على الأفراد تأديتها بصورة منتظمة. إن توصيف المهام يعتبر انعكاساً لمستوى المنصب. كلما ارتفع مستوى الوظيفة، ازداد وصفها اتساعاً. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الوظيفة الأساسية لمشرف بمصنع ما هي استعراض الأهداف الإنتاجية مع أفراد فريق العمل عند بداية كل مناوبة. في حين أن المسئولية الرئيسية لمدير الأنظمة هي مواصلة الاطلاع على أحدث التقنيات والتطبيقات الخاصة بالأنظمة الحالية.

متطلبات الوظيفة. هنا يتوجب عليك وضع المقاييس في قائمة، تلك المقاييس التي يتوجب على كل المرشحين للوظيفة استيفاؤها لكي يصبحوا مؤهلين للحصول على الوظيفة. ما المهارات الفنية المطلوبة؟ وماذا عن القدرة على تدبر الأولويات المتعددة؟ ينبغي على المدير أن يمتلك سجل متابعة خاصاً بتدريب وتنمية الآخرين. يجب أن تكون كافة المعايير متعلقة بالعمل. وهذا شيء ضروري لأن هذه القائمة لن تستخدم فقط في اتخاذ أفضل قرار للتعيين ولكن أيضاً في تقييم أداء الموظف، والاختلافات بينك وبين الموظف والتي يمكن أن تؤدي إلى الشكاوى أو حتى رفع القضايا للمحكمة إلا إذا كانت متعلقة بالعمل الذي يتم إنجازه.

المعايير المفضلة. قد ترغب في تعيين شخص ما حاصل على مؤهل جامعي. إذا كنت بصدد تعيين مدير ما، ينبغي عليك اختيار شخص ما لديه خبرة سابقة تبلغ خمس سنوات في شركة مشابهة. إذا كنت تعتقد بإمكان تطبيق إجراءات حديثة في المستقبل، مثل الإجراءات التي تستخدمها العديد من الشركات بالفعل، فمن المفترض أن تبحث عن شخص ما لديه خبرة بها أو على الأقل لديه تاريخ حافل بالمرونة. قد لا يكون أي من ذلك ضرورياً لإنجاز العمل بنجاح، ولكنها قد تكون ميزات ترغب أن يتحلى بها كل المرشحين للوظيفة.

العلاقات مع الآخرين. إلى من يتوجب على الموظف تقديم تقاريره؟ كما يتوجب الإشارة إلى العلاقات الأخرى، على سبيل المثال، المشاركة في مجموعات المشروع الداخلية أو الحفاظ على العلاقات المستمرة مع ممثلي العملاء الرئيسيين.