ما أفضل طريقة لتوصيل رسالتي؟

حتى تتمكن من التواصل بفعالية سواء كان ذلك شخصياً أم كتابة، يجب أن تكون رسالتك واضحة وتامة ومختصرة قدر المستطاع. ولكي تكون واضحاً وتاماً ومختصراً، عليك التفكير أولاً في ماهية الفعل الذي تود أن يقوم به متلقي الرسالة. بعد ذلك، اكتب قائمة تحتوي على كل الحقائق التي سيحتاج الطرف الآخر إلى معرفتها مثل: من، وماذا، ومتى، وأين، وكيف. عندئذ ستكون في حاجة إلى التفكير ملياً في الطريقة التي سيتم بها استيعاب هذه الحقائق.

لن تنتهي الرسالة بمجرد توصيلها، سواء أكان ذلك بصورة شخصية أم كتابة، حتى تأخذ بعين الاعتبار كيفية تلقى الطرف الآخر لهذه الرسالة. وسيتحدد ذلك عن طريق حاجات واهتمامات الطرف الآخر. إذا أردت أن تصبح فعالاً، يتوجب عليك التفكير ملياً في هذه العوامل وصياغة رسالتك بطريقة تضمن بها قبول هذه الرسالة.

من شأن مصداقيتك أن تساهم كثيراً في زيادة تقبل الرسالة. وهذا بدوره يمكن تقويته عن طريق اختيار الكلمات. يجب أن تكون الكلمات المستخدمة مباشرة ومحددة. كما ينبغي عدم الإفراط في استخدام بعض الصفات مثل: “عظيم”، و”رائع”، و “ممتاز”، أو بعض الكلمات مثل، “حقاً”، أو “جداً”. يجب أن تكون الرسالة محددة بشأن كل نقطة بقدر الإمكان، ومتضمنة لتفصيل توضيحي أينما كان ذلك ملائماً.

إن النبرة الإيجابية تعزز فرص قبول الرسالة. واللهجة هي الشعور أو الجو الذي يوجده التواصل. يجب أن يوجد هدف المرسل شعوراً ما لدى المستقبل يقول: “هذا هو الشخص الذي أود التعامل معه”.

  • لتطوير نبرة إيجابية والحفاظ عليها، يجب التأكيد على:
  • ما يمكن القيام به بدلاً مما لا يمكن القيام به.
  • الأحداث السعيدة بدلاً من العواقب السلبية.
  • النواحي المفيدة للسلوك أو المواقف المطلوبة بالنسبة لمتلقي الرسالة.
  • استخدام كلمات إيجابية مثل “من فضلك”.
  • احترام اهتمامات ورغبات الطرف الآخر.
  • أن الرسالة تحتوي على معلومات دقيقة مصاغة في شكل مقبول وإيجابي.