ماذا ينبغي علي توثيقه كجزء من إدارة الأداء؟

الوثائق يمكن أن تحميك خلال قضية قانونية، وتدعم تقييمك عندما تسأل أمام المحكمة، كما أنها أيضاً تضمن إصدارك لقرارات تقييمية دقيقة وفعالة بالنسبة لموظفيك. وبالتالي، فأنت تود أن تتأكد من أنك قد قمت بتوثيق معلومات مفيدة. مما يعني، على سبيل المثال، أنه ينبغي عليك عدم توثيق أي أشياء افترائية، كما ينبغي عليك أيضاً عدم إدراج أي آراء شخصية، حتى آرائك أنت (“لا أعتقد أن ‘إد’ يمتلك مقومات العمل هنا على المدى الطويل”). قد يكون استنتاجك مبرراً ولكنه لا يعتبر تقريراً ملزماً.

من شأن التوثيق الجيد أن يمكن أي شخص آخر يقرأ التقرير من الوصول إلى نفس الاستنتاج الذي توصلت إليه. سيكون هذا متاحاً فقط عندما تقوم بتقديم وصف تفصيلي للأحداث والحقائق المحددة.

وإليك بعض الأشياء الأخرى التي يتوجب عليك عدم القيام بها عند توثيق تقييم أداء أحد الموظفين:

لا تقم بتوثيق الشائعات. ينبغي عليك عدم الاستعانة بالشائعات عند تقييم موظف ما، لذلك يجب ألا يكون مكانها في سجل أداء موظفيك.

تجنب التعليقات الشخصية حول الموظفين. حسناً تعليق مثل: “إلاين ترتدي ثياباً تشبه ثياب المحاربين القدماء، كما أن شعرها ملبد مما يجعل رأسها تشبه رأس الميدوسا” (وهي مسخ أسطوري كان شعره عبارة عن ثعابين). هذا التعليق ليس له علاقة بأدائها الوظيفي إلا إذا كانت وظيفتها تتطلب الكثير من التعامل مع العملاء وأنت تعمل في مؤسسة تقليدية.

لا تقتبس التعليقات أو الآراء غير الرسمية للآخرين. حسناً هاري يعتقد أن لوسي كسولة. ينبغي ألا يدخل ذلك ضمن تعليقاتك. ومع ذلك يمكنك الإبلاغ بأن هاري أبلغك بأن لوسي رفضت مساعدة زملائها الذين يجاهدون محاولين الوفاء بموعد نهائي ضيق. إنها تنهي عملها ثم تجلس دون حراك منتظرة أن يأتي أحد لها بمهمتها التالية أو تتحدث عن الاجتماعيات بدلاً من طلب العمل.

أهم شيء يتوجب عليك توثيقه هو ملاحظاتك والحقائق. اذكر الأشياء الجيدة، مثل النجاحات الحقيقية، والمهارات المكتسبة، والمشكلات التي تم حلها، أو الأشياء السلبية مثل الفجوات في المهارة والدراية، والمشكلات التي تسبب فيها. قم بإدراج الملاحظات من المدراء الآخرين الذين سبق لهم العمل مع نفس الموظف، مع وصف ما حدث بالتحديد طبقاً لما قاله الطرف الثالث. إذا كان موظفك يعمل خارج الشركة، عندئذ يتوجب عليك الاعتماد على الملاحظات المقدمة من الآخرين.

احتفظ بتقرير خاص بالملاحظات –السيئة والجيدة– المقدمة من العملاء أو الزبائن أو الأشخاص الآخرين من خارج الشركة. لا تنسَ أيضاً أن تذكر الأمر عندما يؤثر أداء أحد موظفيك على النتيجة النهائية أو وظائف الآخرين وكيفية سلوكهم، سواء أكان جيداً أم سيئاً.

اشترِ مذكرة أو قم بإنشاء جدول على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كل أسبوع اقضِ بضع دقائق في كتابة الأحداث المهمة التي وقعت فيما يتعلق بموظفيك. لا يتوجب عليك وصف كل الأشياء التي حدثت. وبدلاً من ذلك ينبغي عليك تسجيل “الأحداث المهمة” وتلك الظروف التي تنعكس بصورة جيدة أو سيئة على أداء عمل الموظفين على مدى الأسبوع الماضي. عادةً ما يكون وقت الظهيرة يوم الخميس أفضل وقت -لنقل مثلاً من الساعة الثالثة وحتى الخامسة، عندما يوشك اليوم على الانتهاء- لتحديث سجلاتك.