لماذا تبدأ الاجتماعات متأخرة وتسير ببطء وكأنها لن تنتهي وتعجز عن إنجاز أي شيء؟

عادة ما تكون الاجتماعات الناجحة مختصرة ومركزة ومثمرة. وهي تعقد بموعد محدد وليس بصورة عشوائية. وعندما تدار الاجتماعات بفعالية وكفاءة، فهي تبدأ تماماً في موعدها المحدد، وتنجز الأهداف التي عقدت من أجلها، وتنتهي أيضاً في الموعد المحدد، وتعظم الاستفادة من الجهود البشرية المبذولة.

كيف يصبح بمقدورك تعظيم فوائد الاجتماعات؟ عن طريق وضع القواعد الأساسية عندما تبدأ لأول مرة سلسلة من الاجتماعات. عندئذ يمكن استخدام هذه الخطوط التوجيهية للتحكم في السلوكيات المخالفة عند وقوعها.

من بين الأسئلة التي يجب أن تغطيها تلك القواعد الأساسية ما يلي:

  • أين ومتى سيتم عقد هذه الاجتماعات؟
  • كيف سيتم التعامل مع الحاجة إلى عقد اجتماعات طارئة؟
  • إلى متى ستستمر هذه الاجتماعات؟
  • كيف سيتم الوصول إلى قرارات؟
  • كيف سيعمل فريق العمل مع المجموعات الأخرى داخل المؤسسة؟
  • من سيتولى مسئولية إعداد المحاضر الرسمية لوقائع الاجتماع؟
  • من سيتولى عملية الاتصال مع كبار المسئولين بالإدارة، إذا استدعى الأمر؟
  • كيف سيتولى فريق العمل أمر النزاعات والاختلافات في أوجه النظر إذا طرأت بين الأعضاء في الاجتماع؟
  • هل سيقوم الفريق بتقييم كل جلسة بغرض تحسين الجلسات المتلاحقة؟

ستقوم طبيعة الاجتماع بتحديد الأسئلة المطروحة والإجابات الخاصة بها. فعلى سبيل المثال، سيتطلب اجتماع الموظفين الذي ترأسه أنت، مقداراً أقل من الأسئلة التي تطرح في اجتماع مجموعة عمل متعددة الوظائف، والذي يتم فيه تمثيل رؤساء العديد من الأقسام في شركتك.

عندما تعمل كقائد أو رئيس أحد الاجتماعات، تكون مهمتك هي العمل مع المشاركين لوضع القواعد الرئيسية. لكي تتمكن من بث الحماسة في المناقشة، ينبغي عليك أن تحضر معك بعض الأسئلة التي أعددتها سلفاً. على سبيل المثال، يمكنك أن تسألهم قائلاً: “ماذا كانت المشكلة الرئيسية في الاجتماع السابق الذي حضرتموه؟”، “ما الذي يتوجب علينا فعله لتجنب وقوع تلك المشكلة في هذه المرة؟”، “كيف يمكننا التأكد من أننا قد التزمنا بالتركيز على جدول الأعمال؟”، “ما الذي سيمكننا من إدارة المناقشات بدون الإفراط في السيطرة على تدفق الأفكار أو المعلومات؟”.

لا تقم بإعداد القواعد الرئيسية وحدك. حتى لو كنت مجتمعاً مع موظفيك التابعين لك، وأنت تمتلك كل الحق في وضع قواعد التشغيل للمجموعة، سيكون المشاركون أكثر التزاماً باتباع هذه القواعد لو كان لهم رأي في وضعها. سيكون هناك التزام أكبر عندما يساعد الحاضرون في كتابة توجيهات الاجتماع. إن الأعضاء الذين لا يلتزمون باتباع القواعد الرئيسية غالباً ما يميلون إلى الشعور بعدم رضا الجماعة، وهو ما يعتبر أسوأ عقاب وهو بالنسبة لهم أشد وطأة من انتقادك لهم وجهاً لوجه.

إليك بعض نماذج القواعد الرئيسية:

  • تبدأ كل الاجتماعات وتنتهي حسب الجدول المحدد لذلك.
  • يتم تبادل منصب رئيس الاجتماع بين الأعضاء.
  • يجب أن يكون وقت المناقشة مقصوراً على ما تم تحديده على جدول أعمال الاجتماع.
  • سيتم عقد الاجتماعات يوم الثلاثاء الثاني من كل شهر، ابتداءً من الساعة التاسعة والربع وحتى تمام الساعة الحادية عشر، في حجرة الاجتماعات.
  • قبل موعد الاجتماع بثلاثة أيام، سيتسلم الأعضاء نسخة من جدول الأعمال وأي بيانات أخرى معدة للتوزيع عليهم بغرض قراءتها ويجب أن يأتوا مستعدين للمناقشة.
  • سيتم التركيز على القضايا وليس على الشخصيات.
  • سيتحدث عضو واحد فقط في كل مرة.
  • سيتم اتخاذ القرارات بإجماع الآراء.
  • تقوم المجموعة بتقييم كل اجتماع لتحديد مدى نجاح تحقيق أهدافه وجودة الاجتماع نفسه.

هذه القواعد ستصبح حبراً على ورق إذا لم يتم اتباعها. إذا وجدت أنها فعلاً لا تُتبع، يمكنك -كقائد الفريق- مقاطعة الاجتماع لتذكير الأعضاء بتوجيهات الاجتماع. وإذا كنت رئيس الاجتماع، فربما تفضل أن تنتحي بالعضو المخالف جانباً خلال الاستراحة أو بعد انتهاء الاجتماع.

يتوجب عليك أيضاً اتباع هذه القواعد.