كيف يمكنني تحسين أسلوبي في الكتابة؟

إذا كان ما تكتبه ليس واضحاً، فإن سر تحسين هذه المشكلة يقبع في قضاء وقت أطول في التخطيط لما تعتزم الحديث عنه قبل أن تكتبه على الورق. فقبل البدء في الكتابة، ينبغي عليك كتابة بعض الكلمات والعبارات، أو بعض الملاحظات لمساعدتك في تنظيم أفكارك. يعتبر التخطيط التمهيدي مفيداً وخصوصاً بالنسبة للمذكرات الطويلة.

هذا التخطيط التمهيدي سيقوم بتقسيم المستند إلى جمل رئيسية، وفقرات منفصلة تختص كل واحدة منها بفكرة مختلفة، وجمل استهلالية لكل فقرة بغرض وضعها خلال المستند الرئيسي ويمكن ملاحظتها أثناء قراءة التقرير سريعاً، وعبارة ختامية أو تلخيصية في نهاية التقرير.

لكي تتمكن من إرسال رسائل واضحة، عليك بتجنب الجمل الطويلة والكلمات الخيالية التي ستتسبب فقط في زيادة الارتباك والغموض. والأفضل لك بدلاً من ذلك أن تستخدم الجمل القصيرة والكلمات المألوفة. ادخل في صلب الموضوع دون مراوغة. لا يملك المدراء الوقت الكافي لكتابة مذكرات طويلة إلا إذا تطلب المحتوى ذلك، كما أن قراءهم لا يملكون الوقت الكافي لقراءة المذكرات والتقارير الطويلة إلا إذا استدعى المحتوى ذلك.

إذا أردت تحسين كتابتك، فإليك بعض النصائح الواجب عليك اتباعها

اكتب لتعبر لا لتؤثر. يجب أن يكون هدفك الأساسي هو توصيل أفكارك. قد تؤثر الكلمات المبتكرة والجمل الطويلة في أستاذ اللغة الإنجليزية الخاص بك، ولكنها لا تتسبب في أكثر من المضايقة والإزعاج في دنيا الأعمال. استخدم الجمل القصيرة والكلمات المألوفة التي تبدو صادقة ومثيرة للاهتمام، وليس الجمل الرسمية أو المعقدة.

اجعل جملك مختصرة. تعتبر الجمل الطويلة التي تحتوي على قدر يتراوح من عشرين إلى خمس وعشرين كلمة من علامات الكتابات الرديئة في عالم الأعمال، وهي تتناسب أكثر مع الأبحاث الجامعية. كلما كانت الجمل أطول أصبحت أصعب في فهمها وغالباً ما تكون أقل دقة.

أضف اللمسات الشخصية على كتاباتك. استخدم ضمائر شخصية مثل: إنني، وأنا، ونحن، وأننا، وأنتم. إن عبارة مثل “لقد نما إلى علمي أن…” تعد طويلة ومن شأنها أن تصرف ذهن القارئ بعيداً عن الرسالة المهمة. عوضاً عن ذلك، كن محدداً وقل: “لقد علمت…”؛ أو “أخبرني قسم التسويق أن …”؛ أو “تنبهنا الدراسات الحكومية إلى…”.

استخدم صيغة المبني للمعلوم بدلاً من المبني للمجهول. يجبرك استخدام صيغة المبني للمجهول على استخدام كلمات أكثر كما أنها تقلل من وقع كتاباتك.

تجنب استخدام الكلمات أو أشباه الجمل غير الضرورية. أشباه الجمل مثل “هناك” لا تعني شيئاً، والأهم من ذلك أنها لا تضيف شيئاً للجملة سوى زيادة طولها. إليك مثالاً لجملة رديئة: “هناك شيء متضمن في الورق الملحق…” والأفضل منها: “يحتوي الكتيب المرفق على رسالة مهمة…”.

تجنب العبارات الرنانة والافتتاحيات المستهلكة والعبارات الختامية المكررة. على سبيل المثال، بدلاً من أن تكتب الجمل الختامية التقليدية: “إذا كانت لديكم أية أسئلة، فلا تترددوا في الاتصال بنا” يمكنك استخدام جملة أكثر وداً: “إذا كانت لديكم أية أسئلة، أرجوك أعلمني بها”.