كيف يمكنني تحديد ما يجب القيام به من المهام أولاً؟

قم بتدوين كل المهام التي يتوجب عليك القيام بها على شكل قائمة، ورتبها حسب الأهمية طبقاً لواحد أو اثنين من المعايير التالية:

ما المهام والمواعيد النهائية التي تم إعطاء أمر رسمي بها من الإدارة العليا؟ تلك هي المهام الأكثر أهمية، ولكنها لا تكون دائماً عاجلة. ومن ناحية أخرى، إذا توقف مديرك أمام مكتبك منتظراً الحصول على ملف ما، فسيتوجب عليك إنهاؤه على الفور، حتى ولو عطلك ذلك لدقائق عن مهمة تعتبرها عاجلة ومهمة.
إن الاهتمام بالمشكلة يخلصك من التشتت ويمنحك الوقت للتركيز على العمل المهم العاجل الذي يحتاج اهتماماً أكبر منك.

ما المهام التي لو لم يتم أداؤها بسرعة يمكن أن تتسبب في أزمات داخل قسمك أو في تعطيل عمل الأقسام الأخرى التي تقوم بخدمتها؟ كقاعدة عامة، تنقسم هذه المهام إلى فئة عاجل ومهم (إذا لم يكن بالنسبة لك، فبالنسبة للآخرين).

ما المهام التي سيكون لها تأثير بالغ على سمعتك مع العملاء الداخليين أو الخارجيين؟ هذه المهام تعتبر مهمة للغاية. اطلب التفاصيل لتحديد ما إذا كانت أيضاً مهمة.

ما المهام التي يمكن تأجيلها أو رفضها؟ إذا لم تكن مهمة ولا عاجلة، يمكن تأجيل هذه المهام إلى وقت لاحق. دائماً ما تكون هناك أعمال روتينية يمكن تأجيلها إلى اليوم التالي.

ما المهام التي يمكن تفويض أحد الموظفين الآخرين للقيام بها؟ وما المهام التي ينبغي عليك القيام بها بنفسك؟ عندما تقوم بتفويض شخص آخر للقيام بإحدى المهام، ينبغي عليك أن تكون واثقاً بأن هذا الموظف على دراية بالأولويات التي قمت بتحديدها من أجل هذه المهام وأسبابك وتوقعاتك بالنسبة لإنهاء العمل.

من الممكن أن يتم إنهاء العمل الموكل إلى أشخاص آخرين في الموعد المحدد إذا علم موظفوك بأهميته بالإضافة إلى الإطار الزمني المحدد لإتمام هذا العمل. في حالة العجز عن القيام بذلك، سينتهي بك الحال وأنت تحاول ترتيب العمل الذي فشل موظفوك في القيام به مما سيبعدك عن مهامك الخاصة لإنهاء ذلك العمل بنفسك.

في أي مجال آخر يمكنك الحصول على المساعدة؟ بالإضافة إلى أفراد فريقك (الذين لديهم أولوياتهم الخاصة الواجب عليهم العناية بها)، من الممكن أن تكون قد حصلت على بعض الوعود برد الجميل من زملاء يمكن أن يكونوا قادرين على مد يد العون. حتى ولو كانوا يقدمون المساعدة فقط لأنهم لا يريدون أن يصبحوا مدينين لك إلى أجل غير مسمى، فإن المساعدة هي المساعدة وينبغي تقبلها.

إلى جانب ترتيب عملك حسب الأهمية وتفويض بعض الأعباء اليومية لموظفين آخرين، ينبغي عليك أن تعتاد على تحدي المواعيد النهائية. غالباً ما ستجد أن المواعيد النهائية المفروضة من الخارج أكثر مرونة مما تتوقع. على سبيل المثال، هل يحتاج مديرك بالفعل إلى ذلك التقرير يوم الأربعاء؟ إذا لم يكن سيقرؤه في يومي العطلة الأسبوعية، فإن طلبك أن تقدمه يوم السبت سيعطيك مهلة يومين إضافيين لتنقيحه وتحريره.

الكيفية التي تطلب بها تمديد الموعد النهائي تؤثر على احتمالات قبول أو رفض الطلب وعلى الصورة التي ستتركها لدى مديرك أو أي شخص آخر تطلب منه وقتاً إضافياً. قم بعرض قضيتك بصورة إيجابية، وبطريقة تعاونية: “سيكون من المفيد جداً إذا كان من الممكن أن ننتظر يومين قبل تقديم هذا التقرير لنرى الاتجاه الذي سيأخذه السوق”.

وفي النهاية، وبما أن المواقف تتغير بسرعة كبيرة، كن على اتصال دائم بمديرك وعملائك (الداخليين و/أو الخارجيين) لتحديد احتياجاتهم وتعديل العمل الذي ستقوم به من أجلهم أو خططك التي وضعتها لإنهاء المهام.