كيف يمكنني طرح الأسئلة للحصول على المعلومات التي أحتاجها للقيام بعملي على أكمل وجه؟

يتطلب منك عملك طرح بعض الأسئلة لإنجاز ما يلي:

1. الأسئلة الخاصة بالتحري أو تقصي الحقائق: للحصول على الحقائق لحل المشكلات أو اتخاذ القرارات.

2. الأسئلة الخاصة بالتأكيد: التأكيد على الحقائق التي تم جمعها من قبل أو الاستنتاجات التي تم التوصل إليها.

3. الأسئلة التقريرية: لإثارة التحليل والتأمل.

يتطلب كل غرض مجموعة مختلفة من الأسئلة:

بالنسبة لغرض التحري، ابدأ بطرح أسئلة ذات نهاية مفتوحة بهدف جمع المعلومات. أجِل طرح الأسئلة المحددة التي يتم الإجابة عليها بـ “نعم” أو “لا”، حتى يتم التأكيد على الحقائق المطلوبة. وتأكد من طرحك للأسئلة بالتسلسل المنطقي. ابدأ بتحديد المشكلة، ثم حاول التعرف على الأسباب التي أدت إليها. عقب ذلك قم بتحديد السبب الحقيقي للمشكلة قبل طرح الأسئلة بهدف جمع الأفكار من الموظف أو الزميل أو العميل بشأن كيفية حل هذه المشكلة.

لا تتسرع في الوصول إلى قرار حتى تتأكد من أنك قد جمعت كل المعلومات المطلوبة لتتمكن من إصدار قرار مدروس بعناية.

أسئلة التأكيد هي الأسئلة التي يجاب عليها بـ “نعم” أو “لا” والتي سبق ذكرها من قبل، وإليك بعض الأمثلة: “هل صحيح أنك لم تكن موجوداً هنا عند الساعة التاسعة بالضبط صباح هذا اليوم عندما اتصل السيد/ كراوفورد؟”، “هل أنهيت التقرير الذي طلبته منك؟”.

عندما ترغب في أن يفكر الأشخاص بإمعان فيما يقومون بتأديته، ينبغي عليك في هذه الحالة طرح الأسئلة التقريرية (وهي تسأل بطريقة بلاغية ولا يراد بها الجواب بل يراد بها تقرير أمر معين). إليك بعض الأمثلة: “لماذا تعمل بكل هذا الجهد؟” أو “ماذا تعني الجودة بالنسبة لك؟” أو “هل تساءلت يوماً ما عن السبب الذي يدعو عملاءنا لتفضيل الشراء منا بدلاً من منافسينا؟”.

يمكن أن تكون للأسئلة فعالية شديدة، ليس فقط بالنسبة للمعلومات التي توفرها، ولكن أيضاً بالنسبة للتأثير القوي الذي يمكن أن تفرضه على مسار المناقشة. فعلى سبيل المثال، عندما تسير المناقشة على نحو متعرج، فبمقدورك إعادتها إلى نصابها الصحيح عن طريق طرح سؤال. تعطيك الأسئلة مهلة للتفكير. كما يمكن أن تكون نعم العون لك عندما تتعرض لهجوم ما. بمقدورك أن تطرح سؤالاً على الموظف الذي يعارض اقتراحك قائلاً: “لماذا تعتقد بأن فكرتي ليست ذات جدوى؟”. أو لنفترض أن زميلاً لك قد انزعج بسبب ملاحظة ما أبديتها خلال لقاء جماعي، يمكنك أن تسأله قائلاً: “ما الذي قلته جعلك تشعر على هذا النحو؟”. يمكن أن تكون الأسئلة مفيدة عندما يشتكي عميل ما: “أرجوك أخبرني بالضبط عن الخطأ الذي حدث؟” أو “ما الذي يمكننا عمله لنستعيدك مرة أخرى كعميل لنا؟”.

تماماً مثلما ينبغي عليك في أي محادثة، راقب التلميحات غير اللفظية عند طرحك للأسئلة. ينبغي عليك طرح الأسئلة بنبرة يشوبها الفضول وحب البحث، واجعل الترقب يظهر على وجهك، واتخذ وضعية جسم لا توحي بالتهديد. بغض النظر عن الكلمات التي ستستخدمها، إذا كان صوتك أو تعبيرات وجهك أو هيئتك تقوم بتوصيل تلطفك للمستمع، فإن الرد على أسئلتك سيكون انعكاساً للغة جسدك.