كيف يمكنني تشجيع الجميع على المشاركة في الاجتماع والحضور في الموعد

أنت ترغب في الحصول على مشاركة الجميع، مما يعني بناء الثقة لدى الأعضاء الصامتين كما أنك تريد جذبهم للمشاركة، ولكن لا تود أن تجعلهم يشعرون بعدم الارتياح خلال هذه العملية. من الممكن أن تنتظر حتى يتجرأ الشخص الصامت على تقديم رأيه، ثم قدم الدعم الإيجابي له. في المرة التالية، اطلب من الشخص أن يقوم بالتعليق على ملاحظات زميل آخر بدلاً من مجرد الانتظار للحصول على أفكار. وتابع ذلك بالثناء عليه. وبمجرد أن تتأكد أن الشخص يشعر بالراحة مع المجموعة، اجذبه إلى المناقشة من خلال مطالبتك له مباشرة بتقديم بعض الاقتراحات.

ما الذي يمكنني فعله لأجعل الناس يحضرون إلى الاجتماعات في الموعد المحدد تماماً؟

إذا أخبرت المشاركين بأن هناك اجتماعاً ما سيتم في موعد محدد، فعليك مباشرة ذلك وفقاً للموعد المحدد. إذا بدأت الاجتماع في الموعد المحدد بالضبط -بغض النظر عمن لم يحضر- فأنت بذلك تبين للجميع أنك لا تدعم التأخير. لكي تتمكن من توضيح تلك الرسالة، قم بغلق باب غرفة الاجتماعات عندما تبدأ وقائع الجلسة. فهذا سيجذب الانتباه الشديد إلى الأشخاص الذين حضروا متأخرين.

خلال كتابتك لجدول الأعمال، ينبغي عليك أن تضع البنود الأكثر أهمية في البداية. كما ينبغي عليك أيضاً وضع البنود الخاصة بالأشخاص الذين سيتأخرون في المرات القادمة على قمة جدول الأعمال أيضاً. الحيلة هنا هي أن تجعلهم يفهمون أن الالتزام بموعد بدء الاجتماع فيه مصلحتهم، وليس لمجرد أنك ترغب في ذلك.

إذا كان هناك بعض الأشخاص الذين دائماً ما يحضرون متأخرين إلى الاجتماع، يمكنك أن تتصادق مع مساعديهم. اسألهم عما يمكنهم القيام به لتعديل جداول مواعيد مدرائهم أو تذكيرهم بموعد الاجتماع. إذا كانت القواعد الأساسية لاجتماعك تتضمن الحضور في الموعد المحدد، يمكنك استخدام ضغط القرناء للتأثير على الأشخاص الذين يحضرون متأخرين.

إذا كانت هناك مشكلة خطيرة، يمكنك وضع القضية على جدول أعمال الاجتماع كبند يتطلب عناية المجموعة.

كما يمكنك محاولة إجراء محادثة خاصة مع الأشخاص المخالفين. أخبرهم بمدى أهميتهم لديناميكية المجموعة وحرصك على القيام بما في وسعك لجعلهم يحضرون في الموعد المحدد لحضور الاجتماع بأكمله دون أن يفوتوا منه شيئاً. إذا كان الشخص الذي يأتي متأخراً واحداً من زملائك، فبمقدورك جعل ذلك قضية خاصة بإدارة الأداء. وقم بتحذير هؤلاء الأشخاص الذين يحضرون متأخرين من أن ذلك سينعكس في تقرير تقييم أدائهم.

وإليك النصيحة الأخيرة، وهي مقدمة من بعض المدراء الذين يمتلكون الخبرة الواسعة في عقد الاجتماعات: حدد مواعيد اجتماعاتك لتبدأ في أوقات غير مألوفة، كأن تبدأ في منتصف الساعة. يمكن أن يتسبب الاجتماع الذي يبدأ من الساعة العاشرة والنصف حتى الحادية عشر صباحاً في تشجيع الحاضرين على بذل مزيد من الجهد للوصول في الموعد المحدد، خاصةً إذا كانت الاجتماعات الأخرى تعقد في بداية الساعة.