كمشارك في الاجتماع، ما الذي يمكنني فعله لجعل الاجتماع مثمراً بصورة أكبر؟

قد لا تكون أنت رئيس الاجتماع، ولكن يتوجب عليك كمشارك تولي بعض المسئوليات المحددة. فأنت تحتاج إلى:

الوصول إلى مكان الاجتماع في الموعد المحدد. ستتسبب في تشتيت تفكير المجموعة إذا وصلت متأخراً.

الجلوس قبالة رئيس الاجتماع، إذا كان ذلك ممكناً. كلما أصبحت مرئياً بصورة أوضح للرئيس، أصبحت أكثر انتباهاً وستبذل الجهد لتظل كذلك. وفي النهاية ستجد أنك كنت أكثر مشاركة في المناقشة.

احترام رئيس الاجتماع. ممنوع منعاً باتاً المحادثات الجانبية مع الأشخاص الجالسين بجوارك. ومع ذلك، إذا اشترك مديرك في حوار جانبي مع أحد الأشخاص أثناء إلقائك أنت للتقديم الخاص بك، فأمامك خيارين إما تجاهل الأمر وإما الانتظار هنيهة -إذا كانت المحادثة غير طويلة- حتى تستعيد انتباه هؤلاء الأشخاص. وبمجرد حصولك على انتباه الجميع يمكنك المتابعة.

الإعداد قبل حضور الاجتماع. قم بقراءة جدول الأعمال، ثم حاول توقع احتياجات المجموعة وإحضار المعلومات ذات الصلة معك إن كنت ترى أنها ستكون ذات فائدة للمجموعة.

عدم وضع أية عوائق غير لفظية لاشعورية تعوق دون التواصل. كن حريصاً كل الحرص ولاسيما إذا كان من عادتك عقد ساعديك أمام صدرك. اجلس منتصباً. ولا تجلس متقوقعاً داخل مقعدك. إن هيئة الجسم توحي بسياق كل شيء تقوله. ضع ذراعيك على الطاولة. اتكئ قليلاً إلى الأمام مع الإبقاء على زاوية مفتوحة لرأسك عندما تريد التعبير عن اهتمامك. إن الاقتراب من الشخص الذي أمامك يزيد من روح المشاركة.

المشاركة. كن صريحاً ولكن بلباقة. ينبغي عليك المشاركة، ولكن لا يعني ذلك أنه ينبغي عليك التلاعب بالمناقشة. إذا كنت تقوم بالتعليق على كل قضية، فأنت على الأحرى تتحدث أكثر مما ينبغي. قد يكون من الأفضل أن تفكر ليس فيما ترغب في قوله ولكن فيما يود الآخرون سماعه. لضمان ذلك، أنصت بإمعان لما يلقيه الآخرون من ملاحظات. إن المستمعين الجيدين يرحب بهم كمشاركين فاعلين. فهم يقومون بمعالجة المعلومات التي تطرح على الطاولة، وهم عادة ما يتوصلون إلى الحلول الصائبة عندما يأتي دورهم في النهاية للتحدث.

الالتزام بجدول العمل. لا تستخدم الاجتماع كمنصة لجدول الأعمال الخاص بك. لا تغير تركيز المناقشة بناءً على اهتماماتك أو مخاوفك. وبدلاً من الترويج لأفكارك، استفد من أفكار الآخرين.

كن متفائلاً بشأن المنجموعة. احضر إلى الاجتماع وأنت متفائل بما يمكن أن تحققه المجموعة وكيفية مساعدتهم في ذلك.

انتقاد الأفكار، لا الأشخاص. أنت لا تقوم بتولي المسئولية على أكمل وجه إذا لم تطلب الآراء عندما يكون ذلك ملائماً، ولكن يتوجب عليك القيام بذلك بطريقة محترفة. اجعل اهتمامك واضحاً. تحد الشخص عن طريق أن تطرح عليه أسئلة مثل: “ماذا لو” التي تعكس الشكوك.

تول دور الرئاسة عندما تقتضي الحاجة ذلك. وهذا لا يعني الجلوس على كرسي رئاسة الجلسة بالفعل، ولكن قد تثار بعض النقاط المهمة خلال الاجتماع والتي تقتضي درايتك بها أن تتولى الأمر وتترأس المناقشة. عندما تنتهي المناقشة، كن مستعداً لإعادة رئاسة المجموعة إلى الرئيس الرسمي.

مواصلة العمل على الالتزامات التي قطعت حتى إنجازها. لا تعد بشيء إلا إذا كنت تستطيع الوفاء به. ولأن عدد من يوفون بوعودهم قليل، فإنك ستتميز بين الحضور بأنك تفي دائماً بالوعود التي تقطعها على نفسك.