كيف أحسّن من البريد الإلكتروني الذي أقوم بإرساله؟

إليك بعض القواعد لإرسال رسائل إلكترونية فعالة:

اجعل رسائلك واضحة ومختصرة. لتساعد متلقي الرسالة على إعطاء الأهمية المناسبة لرسالتك الواردة عبر البريد الإلكتروني، أوضح في بداية رسالتك ما إذا كانت تستلزم أي إجراء، على سبيل المثال، اكتب “تقتضي إجراءً سريعاً”.

تأكد من أن معلوماتك دقيقة. لأن الرسالة الإلكترونية يمكن أن تطبع أو تحفظ أو ترسل أو حتى تذاع علناً، عندئذ تصبح مستنداً دائماً غير قابل للمسح واسمك مثبت عليه.

لا تقم بإرسال رسالة إلكترونية وأنت غاضب أو منفعل. حاول أن تهدأ قليلاً وفكّر في الأمر ملياً ثم أعد النظر في ردك. بمجرد أن تحدد ردك، ضع نفسك مكان متلقي الرسالة وقرر كيف سيكون شعورك عند تسلمك لها.

أعد قراءة كل رسالة بحثاً عن الأخطاء اللغوية أو النحوية وقم بتصحيحها. تماماً كما أن الخطابات يجب ألا تحتوي على أخطاء لغوية أو نحوية أو جمل ناقصة، يجب أن تحصل الرسالة الإلكترونية على نفس الاهتمام.

لا تقم بإرفاق ملفات كبيرة بدون داعٍ برسائل البريد الإلكتروني. فهذه الملفات تستغرق وقتاً طويلاً في نقلها عبر الشبكة، كما تحتاج إلى وقت أطول لطباعتها وقراءتها. تأكد أيضاً من أنك قد أرفقت المستند الصحيح.

عند إرسال بريد إلكتروني جماعي، ضع في اعتبارك كم البريد الذي يتلقاه كل شخص قبل إدراجه في قائمة الإرسال.

كن حريصاً للغاية عند تعريفك لبعض الرسائل الإلكترونية بـ “عاجل”. استخدم هذا التحذير عند الحاجة فقط، وإلا سيقوم المستلمون بتجاهل تحذيراتك في المستقبل حتى إذا كانت حقيقية ومبررة (مثل الصبي الذي كان يحرس الغنم وظل يحذر الناس زيفاً من هجوم الذئب حتى تجاهلوه عندما هجم عليه الذئب بالفعل).

إذا لم تكن بينك وبين الشخص أية مراسلات سابقة، فقدم نفسك في أول رسالة إلكترونية ترسلها عن طريق تعريف شركتك أو مجال العمل أو بعض الصلات الأخرى المهمة.

قم دائماً بتحديث واستكمال موضوع الرسالة. يجب أن يكون الموضوع معبراً عن محتوى الرسالة. هذا التحديث سيساعد الأشخاص الذين يتلقون العديد من الرسائل الإلكترونية يومياً على إعطاء الأولوية لتلك الرسائل التي تحتاج إلى إجراء سريع أولاً.

إذا كنت فقط تراسل شخصاً ما عبر البريد الإلكتروني على نحو دوري، فاستخدم تحية افتتاحية وخاتمة. أما إذا كنت تراسله باستمرار، فليس من الضروري أن تستخدم تحية افتتاحية في كل مرة. ومع ذلك فمن اللياقة أن تختتم رسالتك بتحية بسيطة مثل “شكراً”. في الاتصالات التي تتم وجهاً لوجه تقوم لغة الجسد بخدمة هذا الغرض. أما في الرسائل الإلكترونية أو الصوتية فنحن نحتاج إلى استخدام الكلمات.

إذا قمت بتحديد موعد شخصي أو هاتفي باستخدام رسالة إلكترونية، فاحرص على متابعة تأكيد ذلك عن طريق إجراء مكالمة هاتفية. غالباً ما يحدث عطل في الأنظمة أو أجهزة الخادم، لذلك ستضمن هذه المكالمة الهاتفية -أو حتى رسالة صوتية- حدوث الاتصال.