كيف يمكنني تحفيز الأعضاء على مواصلة العمل بعد الاجتماع؟

قد يبدو الأمر بسيطاً ولكن أكثر الطرق فعالية هي إنهاء الاجتماع بملخص للقرارات المتفق عليها، بما في ذلك من سيؤدي ماذا ومتى. ويتوجب أيضاً تسجيل ذلك في محضر وقائع الاجتماع.

لأن الالتزامات التي قطعت بعد اجتماع ما قد تسقط سهواً من أذهان المشاركين، ينبغي عليك إرسال مذكرة بالبريد الإلكتروني بعد مرور عدة أيام لتوضح للأعضاء مدى أهمية ما اتفقوا على القيام به. سيكون الأمر مفيداً لو أنك قمت بإنشاء قاعدة متبعة بين المجموعة خاصة بـ “افعل ذلك اليوم التالي”؛ ينبغي أن يتعلم الأعضاء بمرور الوقت أنه يتوجب عليهم متابعة تنفيذ التزاماتهم عقب الاجتماع مباشرة.

إذا لم يحدث شيء، يمكنك عرض خدماتك للمساعدة. فهذا أكثر فعالية من أن تقول إن عمل الأفراد يعتبر متأخراً. على الأرجح سيتم رفض عرضك للمساعدة، ولكن من شأن هذا أن يزود المشاركين بالطاقة للوفاء بالتزاماتهم.

مازلت تعاني من سوء الحظ؟ ليس أمامك سوى أن تظهر للآخرين مدى عدم التزام الشخص المتأخر وعجزه عن متابعة إنجاز عمله عن طريق إدراج تقرير حالة لكل القرارات المتفق عليها في الاجتماعات السابقة بجدول أعمال كل اجتماع. لن يرغب أي شخص في أن يتم تذكيره علناً بواجباته التي عجز عن تأديتها.