كيف يمكنني إرشاد الموظفين فيما يتعلق بسوء السلوك أو انتهاك القواعد؟

معظم المؤسسات تمتلك مسارين للنصح والإرشاد: واحد من أجل المشكلات الخاصة بالأداء، والآخر خاص بانتهاك القواعد و/أو سوء السلوك.

يبدأ توجيه النصح والإرشاد حول انتهاك القواعد أو السلوكيات الخاطئة الأخرى على الفور من خلال تقديم التحذيرات المكتوبة أو الشفهية، وفقاً لطبيعة المخالفة. فأحياناً يتم إيقاف الموظف عن العمل بدون أجر لفترة مؤقته ليعيد التفكير في سلوكه الخاطئ. كما أن إعادة تكرار حدوث نفس المخالفة يجب أن يكون الرد عليها على الفور هو الفصل النهائي. عندما يكون السلوك المخالف خطيراً للغاية، قد لا يكون هناك جدوى من تقديم النصح، ويجب أن يتم فصل الموظف على الفور. قد يكون الفصل هو الخطوة الأولى وليس الأخيرة في تأديب منتهك القواعد. على سبيل المثال، في حالة خرق قواعد الأمان أو السرقة.

قد تشتمل عملية تقديم النصح والإرشاد على أربع أو خمس خطوات

يتوقف النصح التأديبي للموظف على طبيعة المخالفة. فبناءً على خرق القاعدة، وتاريخ العمل السابق للموظف، والسلوك المتبع على الفور بعد الواقعة، يمكن أن تنقسم عملية النصح إلى أربع أو خمس خطوات:

خطوة 1. التحذير الشفهي. عادة ما يستخدم التحذير الشفهي عندما تكون المخالفة صغيرة أو عندما تكون السابقة الأولى للموظف. ومن شأن التحذير الشفهي أن يجعل الموظف يعلم بأنك على وعي بما فعله وأنك تتوقع منه عدم تكرار نفس الخطأ مرة أخرى. ويمكن إدراج التأخر المزمن عن العمل أو الغياب المتكرر ضمن فئة الأخطاء الصغيرة أو التي يمكن التعامل معها على أنها مسألة خاصة بالأداء، وذلك حسبما تقتضيه سياسة الشركة.

خطوة 2. التحذير المكتوب. في حالة ما لم يلقَ التحذير الشفهي أي اهتمام أو إذا تطلبت المخالفة إجراءً أكبر من مجرد تحذير شفهي، عندئذ ينبغي عليك إصدار تحذير مكتوب في شكل مذكرة. ويتم إعطاء نسخة منها للموظف ووضع نسخة أخرى في ملفه الخاص.

خطوة 3. التأنيب الرسمي. عادة ما يتم اتخاذ هذا الإجراء من قبل قسم الموارد البشرية. ويجب هنا أن تكون الرسالة الموجهة إلى الموظف واضحة وصريحة: في حالة تكرار هذه الواقعة، سيتم إيقاف الموظف عن العمل أو فصله نهائياً، ويتوقف الإجراء التالي على طبيعة المخالفة.

خطوة 4. الإيقاف المؤقت. يتم اتخاذ هذا الإجراء في حالة تكرار نفس الخطأ أو المخالفة الجسيمة. في بعض الأحيان، يحصل الموظف على الأجر أثناء فترة وقفه عن العمل وفي بعض الأحيان لا يحصل عليه، وغالباً ما تحدد طبيعة المخالفة ذلك. ومن المتوقع أن يستغل الموظف هذا الوقت المستقطع بعيداً عن العمل لإجراء تحليل ذاتي حول رغبته في البقاء في الشركة وسلوكه المستقبلي كجزء لا ينفصل عن وجوده هذا.

خطوة 5. الفصل النهائي. إذا استمرت المشكلة، ينبغي فصل الموظف نهائياً في هذه الحالة.