إذا قام فريقي بوضع خطط عمل يمكن أن تفشل فماذا أفعل؟

إذا أظهرت مراجعة الخطط وجود بعض نقاط الضعف، فقد يكون من الملائم قضاء المزيد من الوقت في تنقيحها وتعديلها. وحتى عندئذ، ورغم أفضل الجهود التي بذلها فريقك، يمكن ألا تنجح الخطط. فمن الممكن أن تكون المجموعة قد قدمت بعض الافتراضات التي ثبت أنها غير صحيحة. أو أن أفكارهم كانت بعيدة عن الواقع. أو أن هناك بعض الأحداث العارضة التي وقعت إما داخل وإما خارج المؤسسة، والتي كانت خارجة عن سيطرة الفريق.

ويمكن أن تعتمد الخطط أيضاً على جهود الآخرين، ولكن يمكن ألا يكون هؤلاء الأفراد متحمسين لتقديم المساعدة. تعتمد الخطط في بعض الأحيان على بعض المساعدة المقدمة من الإدارة العليا ولكن الإدارة العليا غير قادرة على تنفيذ التزاماتها بتوفير الأشخاص أو الموارد الأخرى. أياً كان السبب، قد لا تنجح بعض الخطط التي تم وضعها خلال اجتماع تحديد الأهداف. عندئذ يجب عليك تعديل تلك الخطط.

أنت بالطبع لا ترغب في أن تدع الفريق يقع في خطأ التخلي عن الهدف أو الخطة إذا كانت الأمور لا تسير كما ينبغي. وعموماً، خلال عملية تحديد الأهداف، ينبغي عليك قضاء بعض الوقت في تحديد العوامل المهمة لخطة العمل وتقدير السبب الذي أدى إلى انحرافها عن المسار المخطط لها. وعندئذ يجب اتخاذ الإجراء اللازم لمنع هذه المشكلات من الحدوث. ولكن في حالة استمرار وقوع المشكلات، يجب أن تجتمع المجموعة لوضع خطة طوارئ (خطة بديلة) تمكن المجموعة من الاستمرار في تحقيق الهدف. ويقوم الفريق بإعادة التفكير في الكيفية التي يمكن له من خلالها تحقيق النتيجة التي تم تخطيطها مسبقاً. ويتم تحديد المسارات الجديدة، ووضع الجدول الزمني الجديد لتحقيق الهدف.

في بعض الأحيان، توضح مراجعة الموقف أن الهدف عند هذه النقطة لا يمكن بلوغه. كما أن تعديل الخطة أو حتى الأهداف ليس كافياً. أو أن الخطة الجديدة تؤثر بصورة سلبية على الخطة الموجودة بالفعل، بحيث إنها تسحب الموارد الضرورية منها، ويتوجب تعديل الأهداف الجديدة. أو أن أحد أهداف القسم يتداخل أو يتعارض مع هدف آخر. عندئذ تصبح بحاجة أنت وفريقك لاتخاذ قرارات صارمة بشأن الموارد المتاحة ومساحات المسئولية.

خلال هذه العملية، ينبغي عليك أن تكون قائد فريق التشجيع، حيث تقوم بالحفاظ على حماس المجموعة من خلال الإشارة إلى الإنجازات.