ما مدى أهمية الأشياء الموجودة في محيط المكان في تحفيز الموظفين؟

دائماً ما يريد الموظفون أن يعملوا في بيئة جيدة الإضاءة ينتشر بها الأثاث الحديث وأحدث الأجهزة. ومازال هناك بعض الأشخاص الذين يفضلون المكاتب التقليدية. وهم لا يريدون العمل في مكاتب أقسامها مفتوحة على بعضها البعض، بغض النظر عن حجمها. إنهم يرغبون في مكاتب لها أبواب يستطيعون إغلاقها عليهم عندما يكونون بحاجة إلى الحصول على بعض الخصوصية للتركيز أو لإجراء مكالمة هاتفية شخصية.

أما البعض الآخر فيفضلون الذهاب إلى العمل مصطحبين أجهزة الكمبيوتر المحمولة الصغيرة الخاصة بهم ممسكين بعربة صغيرة، ويبتعدون بمكتبهم عن الآخرين حيث يتمكنون من التركيز أو الجلوس بجانب زميل عمل ما للتفكير في حل مشكلة ما. هذا إلى جانب أن بعضاً من الأشخاص لا يمانعون الجلوس في المكاتب المفتوحة شريطة أن تكون أكبر حجماً من خزانات الملابس وتسمح لهم ببعض الخصوصية.

تعتبر الإضاءة قضية مهمة. وهناك بعض المسائل الصحية التي يتوجب عليك وضعها في الاعتبار: لا يرغب الأشخاص في لي أعناقهم لتجنب الإضاءة المبهرة للعين. ومازالت الإضاءة باستخدام مصابيح الفلورسنت هي الأكثر شيوعاً، على الرغم من أن هناك عدداً متزايداً من الشركات التي تنتقل لاستخدام إضاءة الطيف الكامل، والتي تحاكي الإضاءة الطبيعية للشمس، والتي وجد أنها تقلل نسبة الإعياء والصداع وتزيد من تيقظ الذهن. وهي أيضاً تبدو أكثر راحة للعين عن الإضاءة باستخدام مصابيح الفلورسنت.

لا يحب أحد العمل في المكاتب المفتوحة، ولكنها أصبحت منتشرة الآن في عالم الأعمال. وبمقدورك جعلها أكثر حيوية من خلال ترتيبك لأماكن الموظفين وطريقة تنظيم المساحة المفتوحة. لا تجعل الموظفين الذين تتطلب منهم أعمالهم تركيزاً عالياً بالقرب من الموظفين الذين يتحدثون في الهاتف كثيراً بحكم عملهم. تأكد من أن الحوائط الفاصلة بين المكاتب ليست رقيقة للغاية بحيث يصبح صوت خشخشة الورق عندما يلقى في سلة المهملات مسموعاً خلال الحائط المشترك.

يجب أيضاً أن تكون مساحة العمل مرتبة بشكل يعكس نوعاً من التسلسل بين الموظفين. فقد يحصل بعض الأشخاص على مساحة أكبر من غيرهم، في حين يحصل شخص آخر على مكان أكثر مركزية أو على موقع أكثر تفضيلاً. لا تظن بأن حسد الموظفين لبعضهم البعض سينتهي يوماً ما. أهم شيء أن تكون مساحة العمل مصممة بشكل ما يسمح للأشخاص بالعمل بصورة أكثر إنتاجية، هذا وقد ينتقل ذلك في أرجاء قسمك أو شركتك. إذا شعر الأشخاص بأنهم يستطيعون تأدية عملهم على أكمل وجه -سواء كان ذلك في مكتب مستقل أو في مساحة مفتوحة- فإنهم سيصبحون أقل تركيزاً على ما يمتلكه الشخص الموجود في آخر الرواق ولا يملكونه هم.

سواء كان الموظفون يعملون في مكاتب مستقلة أو في مساحات مفتوحة، دعهم يكيفوا المكان المحيط بهم وفقاً لحاجاتهم. اسمح لهم بوضع الصور أو المتعلقات الشخصية المعقولة. بهذا سيشعر موظفوك براحة أكبر. وقد تجد أن المكاتب التي تعكس شخصية الأشخاص الموجودين بها، بمقدورها أيضاً أن توطد أواصر الصداقة الحميمة بينهم وبالتالي يؤدي ذلك إلى إيجاد فريق عمل أكثر كفاءة.

وهذا لا يعني أن تسمح لموظفيك بالمبالغة في تزيين مكاتبهم. حدد القواعد الأساسية لما هو ملائم. على سبيل المثال، لا تسمح بوضع الصور أو التقويمات التي تحتوي على مناظر أو عبارات غير لائقة. فكّر في الصورة العامة التي تريد أن تعكسها شركتك. بينما تقوم بزيارة أفراد فريق العمل في شركتك، ضع نفسك مكان عميل ما. إذا كنت شخصاً زائراً، فما الانطباع الذي قد تحصل عليه؟ بعض أماكن العمل تعتبر جيدة إلى حد ما ولا تحتاج فقط إلا إلى بعض الترتيب.

بغض النظر عن تصميم مكتبك، يجب أن تكون حجرة الاجتماعات في شركتك مصممة بطريقة أنيقة تماماً مثل أماكن الاجتماع غير الرسمية لتشجيع موظفيك على المشاركة في المناقشات الارتجالية، وليس فقط في الاجتماعات المجدولة. يريد الموظفون أن يعملوا في أماكن تسمح لهم بالاندفاع سريعاً لمكتب أحد الزملاء للحصول على بعض المعلومات أو النصائح، وبالوصول إلى كبار المديرين بسهولة ويسر عندما يكونون بحاجة إليهم، وبمناقشة المشروعات مع زملائهم حينما يمرون عليهم في الرواق أو عندما يكونون في غرفة الطابعة لالتقاط تقرير ما.