كيف يمكنني تنظيم مكان العمل بشكل أفضل من أجل زيادة إنتاجيتي إلى أقصى حد؟

يجب أن يكون هدفك هو الحفاظ على قدر أدنى من الزحام والفوضى في الأماكن التي تستخدمها كثيراً في مكتبك، مثل سطح المكتب والأرفف الوسطى من دولاب الكتب، وتركيز ذلك الزحام وتلك الفوضى في الأماكن التي لا تستخدمها كثيراً، مثل أعلى رف وأسفل رف في دولاب الكتب والدرج السفلي من المكتب.

ابدأ بتخصيص سلة وارد تضع بها البريد وأي شيء آخر يتم إرساله إلى مكتبك: لا تدعها تتكدس وتمتلئ بما فيها. قم بتخصيص ساعة أو يزيد في كل يوم لمعالجة المعلومات الموجودة في سلة الوارد. قم بتقسيمها إلى ثلاث مجموعات؛ مجموعة يتم التخلص منها، ومجموعة يتم إعادة إرسالها، وثالثة يتم الاحتفاظ بها. قم بالتخلص من المجموعة الأولى، وأرسل المجموعة التي يجب إرسالها في طريقها الصحيح. أما الأوراق التي لا تستطيع أن تتأكد ما إذا كان يجب التخلص منها أم إعادة إرسالها –ولكنها لا تتطلب إجراءً سريعاً– فقم بوضعها في ملف مكتوب عليه “مؤجل” يتم مراجعته فيما بعد.

والآن ابدأ في التعامل مع المجموعة التي احتفظت بها. ينبغي عليك التعامل مع كل شيء في كل مجموعة مرة واحدة. إذا لم تمتلك الوقت الكافي للقيام بذلك اليوم، فركز على المراسلات التي تتطلب عناية فورية. ضع المجموعة التي يمكن أن تنتظر حتى الغد في ملف. يجب أن يكون هدفك هو التأكد من إنهاء ما في الملف في ذلك الحين، إلى جانب الرسائل المهمة الجديدة التي تتسلمها. هذا النظام يمكن اتباعه مع الرسائل الإلكترونية أيضاً.

الكتب والمجلات التي نادراً ما تستخدمها ولكنك ترغب في الاحتفاظ بها يجب حفظها في الرف العلوي والرف السفلي من دولاب الكتب. قم بوضع الكتب والمذكرات والمجلات التي تحتاج إليها بصورة منتظمة في الرفين الثاني والثالث، حيث يمكن الوصول إليها بسهولة وبسرعة. إذا أصبحت هذه الأرفف مزدحمة للغاية، فقم بإعادة التفكير في مكان تلك الأشياء في مكتبك. إذا كان الآخرون في حاجة إلى تلك الكتب أو السياسات والإجراءات والمواد الأخرى المجمعة في مجلد، ففكر في الحصول على خزانة كتب عامة في قسمك يمكن استخدامها كمكتبة للقسم، وتوضع بها كل المواد التي يمكن أن يرجع إليها الجميع بين الحين والآخر.

وماذا عن الأوراق -الرسائل الإلكترونية المطبوعة، والتقارير، والمراسلات، وما شابه- التي ترغب في الاحتفاظ بها؟ احتفظ بها في ملف. لكي تتمكن من تقليص عملية الاحتفاظ بالملفات، قم بتنظيم ملفاتك حسب اسم المشروع، واملأ الملفات بالكم الملائم من الأوراق. هذه النصيحة تناقض النصائح التقليدية، ولكنها نصيحة مفيدة بحق. ففرصتك في وضع الأوراق في غير ملفها الصحيح ستكون أقل، وسيكون أمامك ملفات أقل للتعامل معها عندما تسترد الأوراق أو تضعها جانباً.

بالنسبة لتلك الوثيقة الخاصة -التي يبدو أنك تحتاجها بصورة دائمة ولكنك لا تعثر عليها أبداً- فضعها في ملف خاص في مكان خاص.

قم بنزع المقالات التي تود الاحتفاظ بها لأنها توحي بأفكار جديدة من المجلات التي تعثر عليها فيها. ضعها في ملف خاص تحت عنوان “أفكار”. احتفظ بمنشورات الدورات التدريبية وخطط تنمية وتطوير الذات التي يحتاج إليها المدير في ملف خاص باسم “تطوير الذات”. وبالنسبة للأوراق التي لا تحتاج إليها ولكنك متردد في التخلص منها، فضعها في ملف يحمل اسم “يوماً ما”.

كيف أضمن حصولي على الاستحسان والثناء على العمل الذي أقوم به؟

إذا كنت ترغب في أن تنعكس إنجازاتك على تقييم أدائك، ينبغي عليك دخول اجتماع تقييم الأداء التالي بقائمة مكتوبة. إذا كان من المحتمل ألا يتذكر مديرك كل وكافة الجهود التي يبذلها أفراد فريق العمل على مدار ربع العام، فإن هذه القائمة ستضمن أن سجلاتك الشخصية ستذكر ذلك.

يمكنك أيضاً زيادة احتمالات حصول إنجازاتك على اهتمام المدير من خلال التركيز على جهودك في تلك الأنشطة التي تعتبر ضرورية لإنجاز أهداف القسم أو، وهو الأفضل، رسالة الشركة ككل.

إذا أردت ذلك النوع من التقدير من الإدارة العليا الذي قد يؤدي إلى ترقية، فإن التركيز على أهداف الشركة العامة تتضاعف أهميته. اربط نفسك بمجموعة عمل تعمل على مشروع معين شديد الأهمية بالنسبة للمحصلة النهائية لشركتك. وبغض النظر عن قدر مساهمتك في الجهد النهائي، فسيتم تذكر مشاركتك، كما أن الإدارة العليا ستذكرك عندما يتم الإعلان عن الترقيات. هناك القليل من الفرص المتاحة للتقدم في الشركات اليوم.

يمكنك زيادة فرصة حصولك على ترقية من خلال تولي مسئولية مشروع من صنعك. ومرة أخرى، اختر حلاً لمشكلة تقف كحجر عثرة في طريق تقدم القسم أو الشركة تجاه تحقيق هدف ما، أو فرصة من شأنها تمكين قسمك أو شركتك من الاقتراب من تحقيق ذلك الهدف، أو ما هو أفضل، تحقيق الهدف بالفعل.

كل ما تبقى هو إنجاح مشروعك. وبمجرد الانتهاء من المشروع، وبافتراض أنك حصلت على التأثير الذي كنت تتوقعه، تصبح أقرب لنيل الاهتمام الذي تريده من الإدارة العليا.